Durante el mes de marzo, Se publicó en La Gaceta, la resolución DGT-ICD-R-012-2021, la cual realiza reformas a las regulaciones contenidas en la DGT-ICD-R-06-2020 del 26 de marzo del 2020 para el cumplimiento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, en adelante, RTBF. Brindamos a nuestros clientes y usuarios un resumen de los aspectos que fueron modificados y que antes no estaban contemplados en este proceso
Declaraciones ordinarias en caso de transformaciones: Cuando una persona jurídica se transforme en una sociedad de otra especie, lo que implica un cambio de clase en su identificación de cédula jurídica, se considerará una persona jurídica diferente y por lo tanto deberá presentar una declaración ordinaria dentro de los 20 días hábiles siguientes a la inscripción de la transformación de la cédula jurídica realizada por parte del Registro Nacional.
Declaraciones ordinarias en caso de fusiones resultando en nuevas personas jurídicas: Cuando una o varias sociedades realicen una fusión, que resulte en una nueva persona jurídica y que a raíz de esto se le otorgue un una cédula jurídica nueva por parte del Registro Nacional, deberá presentarse una declaración ordinaria dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha en la que quedó formalmente inscrita dicha fusión.
Declaraciones extraordinarias en caso de fusiones por absorción: En estos casos, corresponde a la persona jurídica que prevalece la presentación de una declaración extraordinaria dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en la que quedó inscrita la fusión en el Registro Nacional, lo anterior siempre que haya presentado de previo la declaración ordinaria para el mismo periodo correspondiente.
Declaraciones correctivas: Las declaraciones ordinarias o extraordinarias presentadas en el sistema del RTBF que contengan errores en la información suministrada, podrán ser corregidas por el representante legal o el autorizado, por una única vez dentro del plazo máximo de un mes calendario, contado a partir del envío de la declaración que se corrige, presentando una declaración correctiva en el sistema, en la que debe adjuntar una nota firmada por el representante legal, fiduciario o quien ejerza la representación legal, detallando y justificando los motivos de la enmienda. En todo caso, únicamente se admitirá una declaración correctiva de la declaración ordinaria y una declaración correctiva de la declaración extraordinaria, para un máximo de dos declaraciones correctivas dentro del periodo anual.
Debida diligencia y custodia de la información por cinco años. Se adiciona a la obligación que tienen los sujetos responsables de conservar la documentación empleada para la declaración, por lo que deberá mantener un respaldo y tenerla disponible de manera inmediata, para fines de fiscalización, por un plazo mínimo de cinco años. Esta información deberá ser resguardada por un período equivalente cuando se dé el cierre, disolución, extinción, transformación o cualquier otra acción, incluyendo la fusión o el cambio de nombre de la persona jurídica o estructura jurídica.
Registros de participantes con información incompleta. Cuando una sociedad no tenga alguno de los datos exigidos en el RTBF de uno o varios de sus participantes, podrán incluir los datos que conozcan adjuntando una declaración jurada en la que describen la razón de tal situación y las gestiones realizadas en atención a una debida diligencia para su identificación, para lo cual deben registrar el número de identificación, nombre completo del participante en el RTBF y su nacionalidad, así como sus participaciones. Las personas jurídicas que se encuentren en esta condición deberán realizar al menos una publicación anual en algún diario de circulación nacional para convocar a los socios para actualizar sus datos, la cual deberá adjuntarse a la declaración como dato probatorio.
Administradores de recursos de terceros y las organizaciones sin fines de lucro: que todavía no están obligados a presentar la declaración directamente en el sistema del RTBF, deben mantener la información dispuesta en el capítulo II de la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal y tenerla disponible para entregarla a la Administración Tributaria y a la Unidad de Inteligencia Financiera del ICD, cuando esta así lo requiera, hasta tanto se establezca el procedimiento para que lo presenten directamente en el sistema